Târgurile şi expoziţiile nu sunt doar un prilej de a prezenta anost nişte produse pe care vizitatorii le vor sau nu, ci sunt şi un prilej de magie. Uneori, staff-ul de la standul expoziţional nu dispune de spontaneitatea necesară pentru a atrage atenţia vizitatorilor. Atunci intră în scenă aşa-numiţii magicieni ai expoziţiilor.

Ei sunt persoane care acţionează ca nişte catalizatori ai târgurilor, iar datoria lor este să sporească traficul la stand şi să sporească conştientizarea printre vizitatori. La primul nivel ei acţionează ca nişte animatori, dar nu sunt doar atât. Ei sunt partenerii direcţi ai expozanţilor, cei care promovează direct produsele companiei, uneori ei au un impact mai mare decât un material promoţional pe un raft.

Oamenii pentru show sunt scumpi

Pentru că sunt parte din angrenajul de vânzări, pregătirea magicienilor începe cu mult înainte de târg. Este necesar ca ei să înveţe tot background-ul companiei, să cunoască poziţia pe piaţă, produse şi punctele cheie în vânzări. Având în vedere că ei devin gazdele târgului, trebuie să îşi pregătească script-ul încă dinainte de expoziţie şi să încorporeze bine produsul în desfăşurător, astfel încât vizitatorii să înţeleagă exact rolul produselor şi locul produselor prezentate.

Avantajul prezenţei unei astfel de persoane este că locul unor materiale promoţionale este luat de cineva care poate scoate mult mai bine în evidenţă standul expoziţional. Nimeni nu spune că angajarea unui profesionist este ieftină, din contră poate fi o cheltuială substanţială însă se poate dovedi ca fiind soluţia salvatoare pentru o expoziţie în care concurenţa este mare.

Bineînţeles că tarifele pentru angajare diferă de la persoană la persoană, dar economiile nu sunt întotdeauna benefice. Vă puteţi bucura de taxele mici cerute şi să vă alegeţi cu un magician cu puţine abilităţi. Ia în considerare mai mulţi profesionişti, comparaţi experiențele şi competenţele. Nu vă opriţi aici, cereţi referinţe, un DVD cu o prezenţă de la un târg anterior şi chiar ar trebui să-i puneţi la încercare, un demo live v-ar face să vă decideţi pe cine alegeţi.

Pregătiţi momentele după plecarea magicianului

Animatorul totuşi nu trebuie să fie sobru şi distant. O bună idee e implicarea unei personalităţi cunoscute şi apreciate de publicul larg. Puteţi alege, de ce nu, un artist caricaturist care să creeze câte un portret pentru fiecare cumpărător. Pe lângă faptul că vor dori cu siguranţă să păstreze caricatura sau poate chiar s-o înrămeze, este o modalitate de plasa logo-ul companiei pe portret şi astfel să se facă văzută şi de alte persoane.

Aducerea unui magician aduce pe moment mult trafic la standul expoziţional, dar acest lucru poate fi ca un foc de paie dacă după încheierea momentului personalul nu găseşte o metodă de a implica vizitatorii în activitate. Trebuie ţinut cont de faptul că oamenii cu o stare de spirit bună sunt mai uşor de convins şi nu în cele din urmă de abordat.

Este un moment bun, dar care va fi integrat cu mare atenție in program, pentru a evita riscul ca publicul sa participe doar la micul spectacol iar apoi sa se risipească, uitând că în fond de mare interes erau produsele expuse. Cu atât mai mult trebuie gândit momentul imediat următor şi cum vor aborda cei de la stand potenţialii clienţi.

Raluca Borceanu

Crearea unui spectacol este esenţiala la o expoziţie sau târg pentru a distrage atenţia vizitatorilor de la concurenţă şi pentru a creşte traficul în aria spaţiului dumneavoastră expoziţional. Cu un număr cât mai mare de vizitatori care vor vedea produsele expuse, echipa de la stand are mai multe şanse de a încheia un număr satisfăcător de contracte.

Nu există reţete perfecte, ci doar aport creativ pe care companiile îl pot aduce pentru conceperea unei prezenţe cât mai originale. Cel mai simplu mod de a atrage atenţia este printr-un stand “ieşit din comun”, iluminat într-un mod aparte sau colorat non-conformist, mobilier cu design spectaculos sau ecrane pe care se pot face proiecţii.

Desigur, standul poate fi un punct de atracţie, dar toţi expozanţii vor prezenta standuri personalizate şi cât mai atrăgătoare, tocmai de aceea este de preferat ca atenţia fie oriententată către alte metode. De exemplu, nu trebuie ignorată funcţia ce divertisment.

Se poate crea un spaţiu unde vizitatorii să fie direct implicaţi în activitatea standului. De obicei acest luccru este uşor de realizat, atunci când standul are în vedere demonstraţii de produs. Este o bună modalitate de a face vizitatorii să se adune la standul unei companii. O dată adunat pot fi aleşi din public câţiva oameni pentru a fi folosiţi pe post de “ajutor’ al personalului.

De asemenea o altă activitate animată ce poate atrage atenţia publicului sunt mini-conferinţele ţinute de reprezentanţi ai companiilor, care la standul expoziţional să vorbească celor din public. Sau alternativa ar fi organizarea unei mici conferinţe pe parcursul cărora publicul să poată adresa întrebări directe reprezentanţilor.

Jocuri şi concursuri, dar fără hostesse sumar îmbrăcate

Puteţi folosi ca strategie, implementarea unor mini concursuri cu premii simbolice (pixuri, căni, brelocuri), materiale promoţionale inscripţionate cu sigla şi/sau logo-ul companiei. Cum o prezentare business poate părea anostă, având ca dominantă ţinutele office, discuţiile protocolare şi cifrele, un joc amuzant pentru public poate fi benefic. Atunci când se vor gândi la compania dumneavoastră, vă vor asocia cu jovialitatea. Jocurile tip construcţii pot fi extrem de gustate chiar şi de un public matur.

Ca şi în cazul concursurilor la sfârşitul jocului poate fi oferit un mic premiu personalizat. Tot în cadrul jocurilor pot fi testate şi cunoștințele publicului despre companie. Este o modalitate de a deosebi vizitatorii veniţi doar din curiozitate, de cei profesionişti.

Spectaculosul la târg nu poate permite chiar orice. Având în vedere că vorbim despre târguri şi expoziţii în domeniul construcţiilor, unele instrumente ar trebui evitate. Dintre acestea amintim personalul feminin în ţinută sumară. O alegere de acest tip poate provoca daune imaginii companiei.

Raluca Borceanu

Uitaţi-vă cu atenţie la participanţii unui târg. Arată obişnuit şi par a avea aceeaşi activitate. Cu toate acestea au şi mici secrete pe care le pun în practică treptat şi pe care nu le-ar dezvălui nimănui.

Regula generală spune că vânzările de succes la o expoziţie depind de produse şi personal, pe de o parte. Cât de bune şi competitive sunt produsele şi cât de pricepuţi sunt cei de la stand să le prezinte. Pe de altă parte succesul la o expoziţie ţine de vizitatori. Un expozant bun şi mai ales experimentat, ştie că vizitatorii au secretele lor, traduse prin factorii ce îi influenţează direct când vine vorba de vânzări. O bună cunoaştere a caracterului psihologic al cumpărătorului ar scoate la iveală următoarele aspecte.

Egoismul îşi face loc oricând în sinea vizitatorilor, care de multe ori se văd ca prezenţă unică la târg, din categoria cei mai frumoşi ori mai inteligenţi, iar expozanţii ar trebui să se simtă obligaţi să le facă oferte avantajoase. În acest caz, expozanţii trebuie să recunoască unicitatea unora oferindu-le bonusuri.

Procesul de măgulire al cumpărătorului începe de fapt mult mai devreme, atunci când se trimit email-uri către clienţii aflaţi în baza de date pentru a anunţa evenimentul. La expoziţie trebuie să menţionaţi că pentru clienţii fideli şi serioşi se vor face disconturi pe măsură, astfel încât cei care sunt deja în portofoliu să se simtă importanţi, iar cei care nu sunt să-şi dorească statutul de client serios al companiei dumneavoastră.

Un alt aspect de reţinut este că de cele mai multe ori vizitatorii sunt leneşi. Ei doresc lucruri simple, să afle informaţii cât mai concise în cât mai scurt timp. Cu alte cuvinte, vizitatorii sunt leneşi, ei nu vor site-uri complicate pe care se navighează cu dificultate. La fel este şi în cazul standului, nu impuneţi proceduri pretenţioase. Oamenii sunt dispuşi să plătească preţuri mai mari doar pentru a avea parte de un proces de cumpărare cât mai simplu.

Matematică mai puţină şi jocul de-a termenul limită

Se ştie de asemenea că târgurile sunt despre cifre: vânzări, preţuri, reduceri de preţuri, disconturi. Clienţii nu vin la târg pentru o lecţie de matematică, de aceea decât să treceţi pe un panou că un produs costă cu 15% mai puţin din preţul iniţial de 700 de RON şi că vor mai primi încă 25% reducere la cumpărare pe loc, mai bine scrieţi direct cât vor economisi la achiziţionarea produsului, făcând o comparaţie între preţul iniţial şi cel obţinut în urma tuturor reducerilor aplicate.

Deşi de cele mai multe ori oamenii spun că nu le place să fie împinşi de la spate, de cele mai multe ori aceasta este soluţia principală pentru le reaminti ce pot câştiga dacă încheie un contract cu dumneavoastră pe loc. Este posibil să fi menţionat pe site-ul dumneavoastră toate avantajele, dar oamenii uită rapid, aşa că aminti-ţi-le în mod curent pe durata târgului că pot beneficia de această reducere doar acum; sub imperativul termenului limită clienţii sunt mai uşor de convins.

Raluca Borceanu

Participarea la un târg înseamnă pentru expozanţi respectarea normelor şi reglementărilor impuse de organizatori. Ceea ce trebuie să ştie o companie participantă la o expoziţie este că nu are doar îndatoriri, ci şi drepturi.

De la bun început există o serie de reguli care trebuie respectate de orice companie: locul de desfăşurare şi programul expoziţiei, perioada de semnare a contractelor şi de întocmire a documentaţiei necesare.

De asemenea este obligatoriu de respectat plăţile, înscrierea în catalogul târgului, a exponatelor cu care vor participa. Companiile vor lua în primire standul alocat, iar mijloacele audio-video, precum şi alte elemente grafice vor respecta legea proprietăţii intelectuale. Expozanţii au şi datoria de a asigura paza, de a soluţiona orice reclamaţii venite din partea organizatorilor, de a se asigura că nu vor provoca incendii.

Tot de la organizatori vor furniza şi specificaţiile tehnice, modul în care se va face accesul personalului la stand, precum şi accesul autovehiculelor. Există un protocol după care se face vămuirea şi primirea exponatelor.

Aceste reguli generale sunt urmate de o serie norme impuse în funcţie de fiecare organizator. Dintre normele specifice: termenele limită pentru fiecare lucrare în parte, pentru depunerea actelor, modalităţile de plată, precum şi amenzile ori penalităţile în cazul nerespectării unor termene. Tot aici intră drepturile participanţilor. În faţa regulilor generale cele specifice au întâietate.

Uneori TVA-ul se returnează

Un alt fapt important este reprezentat de Taxa pe Valoare Adăugată care diferă de la ţară la ţară, iar expozanţii ar trebui să afle de la bun început cât se adaugă facturilor mai ales că TVA-ul poate fi de la 5% până la 21%. Este bine de ştiut că în multe ţări, de exemplu Germania, Franţa, Olanda participarea la un târg este considerată prestarea de servicii pentru facilitarea importurilor şi exporturilor, iar taxa le este returnată expozanţilor imediat după încheierea târgului.

Mai mult decât atât, expozantul trebuie să ştie de la bun început că retragerea de la târg după semnarea contractului înseamnă reţinerea sumelor plătite către organizator, ca daune de interese. Organizatorul, însă are dreptul de a suspenda expoziţia sau de a amâna manifestarea fără a fi tras la răspundere în vreun fel, dacă îşi anunţă expozanţii în cel mult cinci zile după producerea evenimentului ce duce la amânare. Expozantul poate refuza participarea la altă dată a târgului şi atunci i se vor restitui banii daţi.

Expozantul are dreptul de a-şi asigura exponatele, astfel că în cazul unui furt sau deteriorări să recapete o parte din bani. De asemenea un expozant nu poate subînchiria standul altei firme fără acordul organizatorilor, dar organizatorii pot oricând schimba amplasamentul standului cu 15 zile înainte de eveniment şi să anunţe compania în cauză despre modificări.

Uneori modificările nu sunt doar la nivel de amplasament al standului, ci şi la nivel de spaţiu oferit. Astfel, dac1 organizatorii iau 10% din spaţiul pentru care a fost semnat un acord, se obligă să înapoieze expozantului suma corespunzătoare suprafeţei.

La închiderea expoziţiei companiile trebuie să elibereze în cel mult 8 ore standul, altfel vor plăti chirie majorată cu 50% faţă de preţul plătit în mod normal.

Raluca Borceanu

Atunci când o companie decide să participe la o expoziţie sau un târg trebuie să ia în considerare o serie de criterii, pentru a stabili în ce măsură o participare la evenimentul expoziţional ar fi benefică.

În primul rând, este important profilul târgului şi mărimea lui. Pentru un târg de dimensiuni mici, o companie are mai puţine bătăi de cap. Activitatea este mai uşor de controlat, plasarea standurilor se face într-un mod simplu şi rapid, zonele dintre standuri sunt clar delimitate, iar regula după care sunt vizitate standurile este simplă: cu cât este mai uşor de ajuns la ele, cu atât sunt mai vizitate.

Expozanţii unui târg de dimensiuni mici au de partea lor avantajul că pot satisface mai uşor cerinţele vizitatorilor şi chiar pe cele ale organizatorilor.

Totuşi, de cele mai multe ori un târg de mici dimensiuni este de importanţă scăzută pentru mass-media şi chiar pentru vizitatorii profesionişti. Aşadar, dacă sunteţi în căutarea publicităţii alegeţi târgurile de dimensiuni mari. Aici sunt de obicei prezenţi vizitatorii profesionişti şi presa şi aveţi posibilitatea expunerii mai multor produse.

La mai mult avantaje, vine şi un număr semnificativ de dezavantaje. O expoziţie mare, înseamnă un control scăzut asupra activităţii desfăşurate la stand. În faţa fluxului mare de posibili clienţi, personalul nu poate răspunde cu promptitudine tuturor cererilor. Mai mult, nu mai putem vorbi despre o împărţire clară a sectoarelor şi produselor oferite. Companiile se amestecă, produsele la fel şi cu greu se mai poate menţine atenţia asupra unui singur stand.

Dincolo de mărimea târgului trebuie luat în considerare şi momentul în care este organizat evenimentul. Raţiunea este foarte simplă: vizitatorii trebuie să poată participa la eveniment, iar un moment neinspirat ales ar face ca expoziţia să fie un eşec.

Tot în eşec poate transforma un târg şi spaţiul de desfăşurare. Un spaţiu mic ce nu permite modularea corespunzătoare a standurilor, precum şi spaţiul insuficient pentru circulaţie sunt minusuri care ar trebui să-i facă pe posibilii expozanţi să se gândească la un refuz al participării.

Atenţie sporită şi la excentricităţi, un spaţiu neconvenţional pentru o expoziţie poate fi o alegere neinspirată a organizatorilor şi ca urmare ar trebui să vă feriţi de prezenţa la târguri unde locul de desfăşurare nu este adecvat.

Spuneţi “da” la târguri corespunzător promovate

Printre criteriile importante se află şi tematica târgului. De preferat este ca evenimentul să aibă o tematică mai restrânsă şi clară, pentru a nu fi amestecate tipuri de servicii care nu au nici o legătură între ele şi astfel să aibă de suferit imaginea companiei prin participarea la un târg neserios.

În luarea deciziei de participare sau nu, trebuie verificat dacă organizatorii pun la dispoziţia expozanţilor o serie de garanţii. La capitolul garanţii intră şi posibile despăgubiri pentru expozanţi, atunci când bunurile sunt avariate din cauza organizatorului sau condiţiile promise anterior târgului nu sunt respectate.

Participarea la un eveniment expoziţional înseamnă imagine, iar ţinând cont de acest aspect o companie alege să participe sau nu la un târg în funcţie de modul de promovare al evenimentului. Pentru public nu este suficient să se anunţe evenimentul, ci şi modul în care se face.

Informarea “pe limba” posibililor clienţi este una dintre modalităţile principale prin care un târg îşi atrage vizitatorii. Apoi nu trebuie ignorate nici canalele prin care se face promovarea, o modalitate defectuoasă de promovare ar trebui să dea de gândit expozanţilor.

Raluca Borceanu